İç İletişim Korona Virüsü Döneminde İtibar Göstergesidir

PRNews yazarlarından Nicole Schuman 18 Mart 2020 tarihinde bir yazı yayımladı. Korona virüs günlerinde iç iletişimin kurum itibarı üzerindeki etkisini değerlendiren Schuman’ın yazısını paylaşıyoruz.

Bir yandan şirket çalışanları kendilerini beklenmedik yeni corona gündemine adapte etmeye çalışırlarken diğer yandan da göz ucuyla şirket yönetiminin sadece gün-gün kendilerini gelişmelerle ilgili açık ve net bir şekilde bilgilendirirlerken nelerin olabileceğine dair ipuçlarını da öğrenmek istiyorlar.

Bu durum, işten çıkarmalar, çalışma saatlerinin azaltılması gibi konuların gündeme geliyor olması ile “güvenin” sorgulanacağı bir ortamda şirketin üst yönetimi ve iç iletişim yöneticilerinin liderlik yetkinlikleri için oldukça büyük bir sorumluluk gerektiriyor.

Çalışanlar şirketin en başta gelen elçileri ve etkileyicileridir. (Influencer) Onlara doğru muamele edilmeli ve yönlendirici bilgi sağlayarak bunları sadece aileleri ile değil sosyal medya hesapları üzerinden paylaşımlar yaparak şirket itibarının organik bir şekilde yönetilmesinde etkin rol oynaması sağlanmalı.

Bu beklenmedik kriz döneminde çalışanlar şirketlerin birbirinden çok farklı bir şekilde iletişim yönetimi yaptıklarına tanık olabilirler. Çalışanlar bir yandan ofislerinin ne zaman kapanacağını ve uzaktan çalışmanın başlayacağını duymak isterken müşterilere elektronik posta veya sosyal medya hesapları üzerinden ayrıntılı videolar, günlük güncellenmiş bilgi notları gönderildiğine tanık olabilirler. Bir kısmı şirketin finansal meselelerinin ne durumda olacağının merakı içindedir. Bazıları işlerinin güvence altına olup olmadığını veya aile fertlerinden birinde corona test sonucunun pozitif çıkması halinde bunu bildirmesinin gerekip gerekmediğini öğrenmek isteyebilir.

Beklenti ne olursa olsun iletişim profesyonelleri üst düzey yönetime çalışanları önceliğe alan yoğun iletişim yönetimi tavsiye etmelidir. İyi ve etkin bilgilendirilmiş bir çalışan belirsiz bir gelecek önümüzde duruyor olmasına karşın şirket algısı ve itibarına sahip çıkacaktır.

Önce Çalışanlarınız

Hiç şüphe yok ki havayolu taşımacılığı bu krizde en derin yara alan iş kollarından biridir. United Havayolları CEO’su Oscar Munoz ve Başkan Scott Kirby çalışanlara bir mektup göndererek Haziran ayı sonuna kadar maaş almayacaklarını açıkladılar. Delta Havayolları CEO’su Ed Bastian’da benzer bir kararı çalışanları ile paylaştı. Bastian, şirketin kapasitesinin % 40 oranında kesintiye uğraması ile birlikte önümüzdeki altı ay boyunca maaş almayacağını açıkladı.

Havayolu taşımacılığının dışında başka işkollarındaki CEO’larında boş durmadığını görüyoruz. PRNEWS haberlerine yansıyan bilgilere göre bir çok şirket (yaratıcı ve iletişim iş kolları) işten çıkarmaları erteleyebilmek ya da gündeme getirmemek için üst yönetimlerin maaş, prim ve diğer finansal getirilerle ilgili radikal tedbirlere başvurmakta olduğunu gösteriyor. Dallas Mavericks NBA Basketbol takımının CEO’su Mark Cuban  gibi liderler sezonun iptal edilmiş olmasına karşın çalışanların ücretlerinin güvence altında olduğunu duyurdular. Başka bir çok spor takımında da benzer uygulamalara tanık olmaktayız.

Grup M’in Global Pazarlama ve İletişim Başkanı David Grabert LinkedIn’deki paylaşımında “ iyi veya kötü, şirketinizin corona virüs karşısındaki tutumu markanızın gücü ve itibarı üzerinde son derece etkili olacaktır. Şirket olağanüstü bir çaba gösteren bir tavır içinde ise iletişim yönetimi ile sorumlu bir kurumsal vatandaşlık algısı marka ile ilişkilendirilecektir.” demekte.

Sadece büyük şirketlerin iletişim yönetimlerinden söz etmiyoruz. Küçük ve orta boy şirketler ve işletmeler de çalışanlarına yönelik iletişimleri ile büyük fark yaratabilirler. Grabert hali hazırda büyük-küçük herkes için aynı teknolojinin kullanıma hazır olduğunu belirtiyor ve etkili mesajların verilebileceği birçok platform olduğunu vurguluyor.

Grabert bir anısını paylaşıyor. “2017 yılında çalışmakta olduğum Grup M şirketine tüm iletişim sistemlerimizin çökmesine neden olan bir virüs saldırısı oldu. Global ölçekteki çalışanlarla iletişimimiz için Whatsapp ‘ın en güvenli ve etkin araç olduğunu gördük. Whatsapp ve benzer ortamların kriz durumlarında ortalama 100 kişinin çalıştığı şirketler için son derece etkin ve kesintisiz bir iletişim aracı olabileceğini kaydetmek isterim.”

Katrina Kasırgası Dersleri

New Orleans yakınlarında büyümüş olan Grabert büyük kasırga felaketi sırasında COX İletişim Hizmetleri Şirketi çalışmalarını örnek gösteriyor.“ İnsanların bu afetle birlikte yaşamış oldukları feci duruma tanık olmak ayrı bir şey. Ancak daha sonra işverenim olacak olan şirketin bu felaket sürecindeki rolü ile hep gurur duydum. COX Atlanta merkezindeki tek ve en önemli konu New Orleans ve çevresindeki şirket çalışanları ve ailelerinin güvenceleri idi.” Grabert, şirketin bölgedeki çalışanları ile doğrudan bağlantılar kurup ne durumda olduklarını öğrenmeye çalıştığını, kendileri ve aileleri ile ilgili neler yapılması gerektiği konusunda onların görüşlerini aldıklarını özellikle belirtiyor. COX’un ayırca felaketten zarar gören çalışanlarının ve ailelerinin tekrar normal bir düzen kurmalarını sağlayacak bir fon oluşturduğunu ve bu fona ülkenin farklı yerlerindeki diğer çalışanların da katkı sağladığını belirtiyor. COX’un ayrıca New Orleans’ın tekrar ekonomik düzlüğe çıkabilmesi için bölgedeki faaliyetleri milyonlarca dolar tutarındaki ücretsiz reklam yayınları ile desteklediğini de notlarına ekliyor.

Sonuç? COX sadece çalışanlarının ve müşterilerinin sadakati ile değil tüm telekomünikasyon endüstrisi için “insana ve topluma değer veren” bir şirket olarak tanınıyor.

Etkili Liderlik İletişimi

Önemli olan sadece mesajın kendisi değil bunu çalışanlarına nasıl bir yöntem ile aktardığınız da çok önemli. Büyük bir açıklamanın tek başına elektronik posta ile duyurulması yeterli olmayabilir. Etkin liderlik için mesajların, yüz yüze, çalışan toplantıları ve etkili olabilecek başka mecraların da dahil edilerek aktarılması düşünmeli. Grabert, etkin liderlerin en iyi mesajlarını çalışanları dinlerken oluşturduklarını vurguluyor. “Çalışanlarla iletişim sadece iyi veya kötü bilgi güncellemesi değildir. Ne ve neler yapılabileceği ile ilgili en doğru kaynak aslında çalışanlardan gelenlerdir. Bu nedenle iyi liderler kriz durumlarında özellikle çalışanlarını dinlerler.”

Şikago Loyola Üniversitesinden Jill Geisler Ulusal Basın Kulübü Gazetecilik Enstitüsünde Corona Virüs Haber Bültenleri ile ilgili görüşlerini paylaştı. Çalışanlara yönelik iletişimde belki aklımızda tutmak isteriz.

• Mesajın en üstünde içeriğin ne ile ilgili olduğu net bir şekilde yer almalı. Hemen altında satır başları ile içerikle ilgili ip uçları faydalı olabilir.
• Yazım dili yetkili, insancıl ve açık olmalı
• Bir soru-cevap seti yararlıdır. Örneğin çalışanların ağzından “bu benim için ne anlama geliyor” sorusu ve cevabı metnin içinde olabilir.
• Unutmayın stres altındayken bilgi akışı çok net algılanmayabilir. Eğer paylaşımınız önemli bir bilgi ise çeşitli kereler tekrarlamakta yarar vardır.
• İçerikteki bilginin dışında insanları cesaretlendirici ve ilham verici kısa mesajlarla desteklemek de gerekir.